Julkisten yritystukien hakemisesta ja hakuprosessiin valmistautumisesta kuulee puhuttavan paljonkin, mutta monesti tarina loppuu myönteisen rahoituspäätöksen saamiseen. Myönteinen rahoituspäätös on toki luonnollisesti se lopputulos, johon hakuprosessilla tähdätään, mutta mitä tapahtuu sen jälkeen kun esimerkiksi Business Finland tai ELY-keskus on päättänyt myöntää rahoituksen?
Myönteisen rahoituspäätöksen saaminen on aina iloinen hetki ja viimeistään silloin saadaan lähtölaukaus suunnitellun projektin käynnistämiselle - toki jotkut hakijat ovat voineet käynnistää projektin omalla riskillään jo hakemuksen jättämisen jälkeen, ennen rahoituspäätöksen saamista. Rahoituksen myöntämisen jälkeen vielä muutamia askeleita otettavana, jotta varmistetaan mahdollisimman sujuva prosessi projektin alusta aina loppuraportointiin asti. Alla on muistilista tärkeimmistä askelista, jotka seuraavat myönteistä rahoituspäätöstä:
1. Hyväksy rahoituspäätös ja rahoituksen ehdot
Tämä askel vaikuttaa joidenkin mielestä hieman hullunkuriselta, mutta myöntävän rahoituspäätöksen saatua täytyy tämä päätös vielä hyväksyä hakijan toimesta. Samalla hyväksytään rahoittajan asettamat ehdot rahoitukselle vielä kertaalleen. Esimerkiksi Business Finlandilla rahoituspäätöksen hyväksyntä tapahtuu heidän omassa asiointipalvelussaan. Päätöksen hyväksymisen jälkeen maksetaan myös mahdollinen ennakko-osuus rahoituksesta, mikäli rahoituspäätöksessä on tällaista myönnetty.
2.. Varmista, että tarvittavilla henkilöillä on pääsy projektin tietoihin rahoittajan järjestelmässä
Kullakin rahoittajalla on oma järjestelmänsä, jossa rahoituksia haetaan ja rahoitettujen projektien tietoja hallinnoidaan niiden toteutusaikana - Business Finlandilla on oma asiointipalvelunsa ja esimerkiksi ELY-keskuksella uusi EURA 2021 -järjestelmä. Kun myönteinen rahoituspäätös on saatu ja rahoituspäätös hyväksytty, on hyvä samalla varmistaa että kaikilla tarpeellisilla henkilöillä on yrityksestä pääsy projektin tietoihin rahoittajan järjestelmässä. Näin esimerkiksi tarpeelliset muutokset projektiin ja lopuksi projektin raportointi on helpompaa tehdä niistä vastuussa olevien henkilöiden toimesta.
3. Järjestä projektikirjanpito heti projektin alussa
Projektista syntyneet kustannukset täytyy voida yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon pitää olla mahdollista todentaa helposti. Projektikirjanpito kannattaakin siis järjestää kuntoon heti projektin alkaessa, aloitettiin projekti sitten ennen tai jälkeen rahoituspäätöksen saamisen. Viimeistään myöntävän päätöksen saatua on kuitenkin aika pistää tämä seikka kuntoon ja samalla helpotat omaa työtäsi rahoituksen raportointivaiheessa.
4. Seuraa projektin kulkua ja kustannuksia aktiivisesti
Kun projekti on käynnistetty, kannattaa projektin etenemistä ja kustannusten syntymistä pitää silmällä jatkuvasti ja varmistaa, että projektin kulku vastaa rahoitushakemuksessa suunniteltua. Mikäli projektiin on tulossa muutoksia rahoituspäätöksen saamisen jälkeen, tulee näistä ilmoittaa rahoituksen myöntäjälle ja odottaa heidän hyväksyntäänsä muutoksille.
Entä mitä sen jälkeen?
Näiden askeleiden jälkeen ollaankin valmiita rahoituksen hakemisen jälkeen kenties tärkeimpään osioon, eli rahoitettavan hankkeen raportointiin rahoituksen myöntäjälle. Blogissamme on luvassa lähiaikoina erillinen postaus tärkeimmistä vinkeistä projektien raportointiin, joten kannattaa pitää silmät auki, jos raportointi on ajankohtaisena mielessä.
Me Growflowlla olemme apunasi koko matkan läpi rahoitushaun aloittamisesta rahoituspäätöksen hyväksymiseen ja jopa loppuraportointiin asti. Jos kaipaat apua rahoituksen hakuprosessin käynnistämiseen ja toivot pääseväsi pian itsekin iloitsemaan myönteisen rahoituspäätöksen saamisesta, varaa alla olevasta linkistä maksuton konsultaatio asiantuntijamme kanssa niin katsotaan kuinka voisimme olla juuri sinulle parhaiten avuksi!